Effektive und zielführende Arbeit ist nur dann möglich, wenn ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Termindruck und Stress können hingegen die Leistungsfähigkeit senken. Deswegen ist es so wichtig, dass Unternehmen realistische Zeitpläne aufstellen. Dabei kommt es nicht nur auf die Menge und Zuteilung der Aufgaben, sondern auch auf die Methodik an.

Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit einstufen

Um den Überblick nicht zu verlieren, müssen vor allem Führungskräfte eine Priorisierung von Projekten und Arbeitsschritten vornehmen. Das kann zum Beispiel nach der Eisenhower-Matrix geschehen. Dabei werden anstehende Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt:

1. Aufgaben, die wichtig und dringend sind: Sie müssen sofort erledigt werden.

2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind: Sie können auch erst morgen in Angriff genommen werden.

3. Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind: Sie sollten schnell durchgeführt werden, können aber gegebenenfalls delegiert werden.

4. Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind: Sie müssen erst einmal gar nicht erledigt werden und bleiben vielleicht für eine Zeit mit mehr Luft im Terminkalender übrig.

Durch diese Einteilung wird klar, was auf keinen Fall aufgeschoben werden sollte und was warten kann. Infolgedessen wird weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben vergeudet.

Mitarbeiter für ein besseres Zeitmanagement sensibilisieren

Nicht nur die Führungskräfte, sondern das gesamte Team sollte so effizient wie möglich arbeiten. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, den Angestellten näher zu bringen, wie sie konzentrierter und fokussierter an ihre Aufgaben herangehen. Die folgenden Tipps können hilfreich sein:

• Das E-Mail-Postfach sollte geschlossen und nicht ständig kontrolliert werden. Stattdessen können E-Mails zu festen Zeiten am Tag bearbeitet werden.

• Das Handy sollte während der Arbeit nicht auf dem Schreibtisch liegen. Am besten verschwindet es in einer Schublade und wird nur in der Pause herausgeholt.

• Kleine Auszeiten sind gut, um neue Energie zu schöpfen. Wer möchte, kann sich einen Kaffee holen oder kurz aufstehen und sich strecken.

• Es sollte nicht während der Arbeit, sondern in der Pause gegessen werden.

Prozesse überwachen und analysieren

Die Priorisierung ist eine wichtige Säule für ein besseres Zeitmanagement. Gleichzeitig sollten bestehende Prozesse regelmäßig analysiert und evaluiert werden, sodass Optimierungsansätze früh entdeckt werden. Das gelingt unter anderem mithilfe von Mitarbeitergesprächen. Vorgesetzte können sich auf diese Weise Feedback von ihren Angestellten einholen und herausfinden, an welchen Stellen, Hürden überwunden werden müssen. Auch KIs und andere Analyse-Tools helfen bei der Auswertung von Prozessen und können Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

Outsourcing nutzen und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren

Irgendwann ist das Ende der Optimierung erreicht. Manche Aufgaben sollten deswegen an externe Dienstleister übertragen werden. Unternehmen können sich zum Beispiel im Rahmen der Lohnbearbeitung wichtige Bauteile beschaffen. Sie stellen lediglich die Komponenten dafür bereit, während sich der Dienstleister um die Produktion kümmert. Das schafft Freiräume für andere Aufgaben. Außerdem kann so in vielen Fällen die Anschaffung teurer Spezialmaschinen vermieden werden.

Einführung von automatisierten Prozessen

Vor allem in der Produktion kann viel Zeit gespart werden, indem Unternehmen auf Automatisierung setzen. Dabei geht es um die Vernetzung ganzer Anlagen, deren einzelnen Stationen dank moderner Technologie miteinander kommunizieren. Ein Eingreifen von außen ist nur noch selten notwendig. Solche modernen Maschinen können beispielsweise Pakete selbstständig verpacken und etikettieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch teures Personal. Neue Angestellte sind bei dem aktuell vorherrschenden Fachkräftemangel ohnehin schwer zu bekommen. Um in Zukunft mit der Konkurrenz Schritt halten zu können, sollten Unternehmen die Digitalisierung nicht vernachlässigen.