Schwachstellen im Prozessablauf: 3 Schritte, mit denen jedes Unternehmen seine Qualitätssicherung optimieren kann

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Berlin (ots) –

Zahlreiche Unternehmer klagen seit längerer Zeit über erhebliche Schwierigkeiten im eigenen Betrieb. Als Ursachen für die Krisenstimmung werden hohe Energiekosten, Lieferengpässe, die Inflation, steigender Wettbewerbsdruck infolge der Digitalisierung sowie Fachkräftemangel genannt. Doch nicht allein äußere Faktoren sind am unternehmerischen Erfolg oder Misserfolg beteiligt – auch die Qualität spielt eine wesentliche Rolle.

Daniel Graf, Unternehmensberater und Spezialist für betriebliche Prozesse, betont die Notwendigkeit der Qualitätssicherung zum Erhalt der Bestandskunden und für die Neukundengewinnung. Ein hohes qualitatives Niveau sei mit gezielten Prozessabläufen und sinnvollen Strukturen zu erreichen, erläutert der Prozess-Experte. Im folgenden Beitrag nennt er drei Schritte, mit denen jedes Unternehmen sein Qualitätsmanagement optimieren kann.

1. Ist-Analyse durchführen

Vor jeder Maßnahme und Veränderung steht die Ist-Analyse. Dabei kann man sich am Vorgehen eines guten Unternehmensberaters orientieren: Üblicherweise stürmt er den Betrieb nicht mit Riesenschritten, strengem Blick und einem vorgefertigten Konzept in der Tasche. Vielmehr verschafft sich ein guter Analyst zunächst ein möglichst objektives Gesamtbild der Situation. Dabei berücksichtigt er die verschiedensten Faktoren wie die Mitarbeiter, das Umfeld, die Geschäftsführung, die Konkurrenz, die vorhandene Struktur, die Software und alle weiteren Punkte, die für das Unternehmen und seine jetzige Situation relevant sind.

Sehr hilfreich bei der Bestandsaufnahme beziehungsweise der Ist-Analyse sind auch Interviews – nicht nur mit der Geschäftsführung, sondern auch mit Mitarbeitern – sowie die Betrachtung praktischer Fälle und die Begleitung von Kunden beziehungsweise eines Kundenauftrags durch das Unternehmen. Dabei lernt man sehr viel über das Herangehen der Beteiligten und über ihre Ansichten zu den einzelnen Arbeitsschritten. So erhält der Analyst allmählich einen umfassenden Überblick und entwickelt einen konkreten Ansatz zum adäquaten Vorgehen.

2. Kennzahlen einrichten, überprüfen und optimieren

Als Kennzahlen werden alle Mess- und Analysewerte bezeichnet, die Unternehmensprozesse definieren, verfolgen und messen können. Beim Einsatz beziehungsweise bei der Erstellung von Kennzahlen geht es darum, sich bewusst zu machen, dass sich jeder Prozess im Unternehmen messen und analysieren lassen muss: Wie lange dauert die Herstellung, wie viele Ressourcen werden dafür eingesetzt, welche Faktoren spielen dabei insgesamt eine Rolle?

Viele Unternehmen agieren hier nicht konkret genug, sondern arbeiten mit globalen Kennzahlen. Das wird den tatsächlichen Umständen jedoch selten gerecht und führt dazu, dass keine roten Lampen aufleuchten, sobald gewisse kritische Werte erreicht werden – etwa, wenn in der kommenden Woche nicht genügend Arbeitsstunden zur Verfügung stehen, sodass umgehend bei einer Zeitarbeitsfirma geordert werden müsste, oder wenn der Lagerbestand so knapp wird, dass eine sofortige Bestellung fällig wäre, zumal derzeit auch noch eventuelle Lieferengpässe einzukalkulieren sind.

Betriebe, die an ihrer eigenen Optimierung interessiert sind, sollten demnach analysieren, welche Kennzahlen für sie relevant sind und welche sie neu oder zusätzlich einführen müssten, um über ein verlässliches analytisches Instrument und Frühwarnsystem zu verfügen.

3. Führungsfähigkeit erhöhen

Bei zahlreichen Unternehmen ist mangelnde Führungsfähigkeit viel eher das Problem als der oftmals ins Feld geführte Fachkräftemangel. Die Defizite in der Unternehmensführung zeigen sich beispielsweise darin, dass Prozesse und Aufgaben nicht klar definiert sind und weder artikuliert noch praktisch vorgeführt oder geschult werden. Das führt dazu, dass sich die Mitarbeiter nie ganz sicher sind, ob sie gerade etwas richtig oder falsch machen – und im Grunde den ganzen Tag hoffen, dass alles gut geht.

Diese Defizite können und sollten behoben werden, indem die Prozessgestaltung eindeutig definiert wird und die jeweiligen Arbeitsaufgaben präzise abgeleitet werden. Damit erhalten die Mitarbeiter einen klaren Rahmen, in dem sie sich bewegen müssen. Dadurch fällt der Druck weg und das Arbeitsverhältnis wird wesentlich entspannter. Zugleich wächst die Motivation und viele Mitarbeiter entwickeln nun erstmals ein Bewusstsein für die eigene Aufgabe, deren Einfluss und Anteil am Ergebnis – und erkennen damit die Bedeutung der eigenen Arbeit.

Über Daniel Graf:

Daniel Graf ist der Gründer und Geschäftsführer des Deutschen Instituts für Digitale Qualitätssicherung, IfDQ Audit GmbH. Er hilft Unternehmen dabei, ISO-Normen, DIN-Standards sowie die Normen der DQN-Reihe richtig umzusetzen und unterstützt sie auf dem Weg zu ihrer Zertifizierung. Mit seiner Arbeit erspart er Führungskräften und Mitarbeitern Unmengen an Bürokratie und nimmt ihnen damit die Prüfungsangst. Weitere Informationen unter: www.ifdq.de.

Pressekontakt:
IfDQ Audit GmbH
https://www.ifdq.de/
Geschäftsführer: Daniel Graf
E-Mail: [email protected]