Sichere Aufbewahrung von Dokumenten

0
318

Auch wenn vieles heutzutage digital abläuft, gibt es eine Reihe von Dokumenten, die noch in Papierform vorliegen. Sie sollten bestmöglich vor Diebstahl, Vandalismus und Naturkatastrophen geschützt werden.

Dokumente in Papierform richtig lagern

In einem Unternehmen sammeln sich mit den Jahren eine Reihe von Akten und Dokumenten an. Sofern sie in digitaler Form vorliegen, sollten sie mit einer passenden Software archiviert und gesichert werden. Alles, was nach wie vor in Papierform gelagert wird, kann in abschließbaren Aktenschränken untergebracht werden. Zur Sicherheit können diese Dokumente digitalisiert und zusätzlich online gespeichert werden. Besonders wichtige Papiere wie Jahresabschlüsse und Bilanzen sollten besser geschützt werden. Hier käme zum Beispiel ein Dokumententresor infrage.

Der Dokumententresor bietet einen umfassenden Schutz

Überschwemmungen oder ein Feuer können wichtige Papiere binnen weniger Augenblicke zerstören. Um das zu verhindern, sollten sie in einem wasser- und feuerfesten Tresor gelagert werden. Zusätzlich ist es sinnvoll, Kopien anzufertigen und diese an einem anderen Ort aufzubewahren. Bei der Anschaffung eines Dokumententresors ist zu beachten, dass die verschiedenen Modelle der Hitze des Feuers oft nur eine bestimmte Zeit lang standhalten.

Schließfach anmieten und Papiere dort einlagern

Als zweiter Aufbewahrungsort für die Kopien wichtiger Dokumente kommt ein Bankschließfach oder eine Safe-Box bei einem anderen Anbieter infrage. Wenn sich im Unternehmen ein Brand oder eine andere Katastrophe ereignet, ist davon auszugehen, dass die Kopien im Bankschließfach unversehrt geblieben sind. Solche Schließfächer stehen in verschiedenen Größen zur Verfügung. Um ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten, bieten zahlreiche Banken direkt eine Versicherung für den Inhalt. Diese ist in vielen Fällen bereits im Mietpreis inbegriffen.

Dokumente vor dem Verblassen schützen

Das UV-Licht kann dafür sorgen, dass Dokumente mit der Zeit verblassen. Deswegen sollten Papiere, die nicht in einem Tresor Platz finden, lichtgeschützt gelagert werden. Auch Feuchtigkeit kann ihnen schaden. Ein trockener und dunkler Aufbewahrungsort ist also ideal. Im Zweifel besteht die Möglichkeit, Dokumente laminieren zu lassen.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen beachten

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist gesetzlich vorgeschrieben. Üblicherweise gilt für Unternehmen eine Frist von 10 Jahren. Einige Papiere, die nicht für die Buchhaltung relevant sind, können auch nur sechs Jahre gelagert werden. Für den Fall, dass Rechnungen oder andere Papiere digitalisiert werden, dürfen sie anschließend entsorgt werden. Dafür können sich Unternehmen an einen externen Dienstleister wenden, der die professionelle Aktenvernichtung anbietet. Allerdings sollten sich Unternehmen genau darüber informieren, welche Dokumente zerstört werden dürfen. Bestimmte Papiere müssen als Papierbeleg aufbewahrt werden. Das trifft beispielsweise auf Jahresabschlüsse zu. Sie dürfen also nicht einfach entsorgt werden.