Alles, was Sie zum Homeoffice wissen müssen

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Die COVID-19-Pandemie hat einen Begriff bekannt gemacht, den zuvor nur wenige kannten: das „Homeoffice“. Auch Jahre nach Beginn der Pandemie ist die Arbeit von zu Hause aus weiterhin keine Seltenheit. Mit immer wieder steigenden Infektionszahlen und der Gewöhnung an das Arbeiten von zuhause, dürfte die Bedeutung des Homeoffice aktuell bleiben.

Vorteile der Arbeit im Homeoffice

Die Senkung der Infektionsrisiken war wohl der Hauptgrund der Ermöglichung des Homeoffice. Während der Arbeit im Büro haben Beschäftigte vielerlei Kontakte, mit Ansteckungsrisiken einhergehen. Daneben gibt es viele Pendler, die den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen und damit weiteren Infektionsrisiken ausgesetzt sind. Die Arbeit von zu Hause senkt diese Risiken, da die Zahl der Kontakte während des Alltags reduziert wird.

Mit der Arbeit im Homeoffice ist für viele Arbeitnehmer eine Verbesserung der Arbeitsqualität verbunden: Da An- und Rückfahrten zum Arbeitsplatz entfallen, entsteht mehr Freizeit. Zudem entfallen die Kosten für Kraftstoffe beziehungsweise für die notwendigen Tickets im öffentlichen Verkehr. Damit verbunden sind positive Effekte auf die Umwelt: Eine Studie des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft ergab, dass etwa 850.000 Tonnen CO₂ jährlich eingespart werden könnten, wenn 10 Prozent der Erwerbstätigen einen Tag pro Woche im Homeoffice verbringen würden. Außerdem ermöglicht das Homeoffice oft zeitliche Flexibilität bei diversen Arbeitsabläufen und -tätigkeiten. Neben der Arbeit können sich Beschäftigte um die Familie und Haushaltsführung kümmern.

Vorteilhaft ist es ebenso, dass man das Homeoffice in der Steuererklärung angeben kann und unter bestimmten Voraussetzungen sogar Geld zurückbekommt. Dazu später mehr.

Nachteile der Arbeit im Homeoffice

Nachteilig an der Arbeit im Homeoffice ist, dass eine hohe Selbstdisziplin erforderlich ist, um weiterhin produktiv zu arbeiten. Die flexiblen Arbeitszeiten können gegebenenfalls zu einem Nachteil werden, wenn Beschäftigte sich zu sehr von der Arbeit ablenken lassen. Diese Ablenkung muss allerdings nicht zwangsläufig auf eine mangelnde Disziplin des Arbeitnehmers zurückzuführen sein: Da infolge der andauernden Pandemie erneute Schließungen von Erziehungs- und Bildungseinrichtungen nicht vollkommen auszuschließen sind. In diesem Falle müssen arbeitende Eltern im Homeoffice möglicherweise erneut die Arbeitstätigkeit parallel mit der Kinderbetreuung verbinden, was eine erhebliche organisatorische Herausforderung bedeuten kann.

Eine dauerhafte Beschäftigung im Homeoffice kann den beruflichen Aufstieg behindern, denn beim Arbeiten im Büro wird besonderes Engagement schneller von Vorgesetzten bemerkt. Bei der Arbeit von zu Hause ist dies ungleich schwieriger, zumal sich zusätzliche Arbeitsstunden schlecht nachweisen lassen. Folglich werden auch freiwillig kürzer gehaltene Pausen selten bemerkt und der tatsächliche Produktivitätszuwachs bleibt unerkannt.

Ein weiterer Nachteil ist die soziale Isolation: Ein regulärer Arbeitsplatz bietet die Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und sich über berufliche wie private Angelegenheiten auszutauschen. Im Homeoffice entfällt diese Möglichkeit, was sich mittel- bis langfristig negativ auf die psychische Gesundheit auswirken kann. Mit der Isolation geht die schlechtere Möglichkeit zur Bildung berufsbezogener Netzwerke einher.

Wie im Homeoffice eine gute Work-Life-Balance geschaffen werden kann

Die Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice werden unterschiedlich beurteilt: Während viele Arbeitnehmer eine Verbesserung der Work-Life-Balance bei sich beobachten, leiden andere unter einer zunehmenden Entgrenzung zwischen beruflichen und privaten Angelegenheiten.

Wer zur letzten Gruppe gehört, sollte einige Tipps beherzigen, die zur Verbesserung der Work-Life-Balance beitragen:

  • das Einhalten der regulären Arbeitszeiten hilft, den Beruf vom Privatleben zu trennen
  • Angestellte bewegen sich am Arbeitsplatz häufig mehr als ihnen bewusst ist: im Durchschnitt 2-3.000 Schritte. Regelmäßige Bewegung ist deshalb im Homeoffice sinnvoll, um gesundheitlichen Schäden vorzubeugen und die Arbeitstätigkeit aufzulockern
  • die am Arbeitsplatz üblichen Pausen sollten auch im Homeoffice gemacht werden

Welche anfallenden Kosten der Arbeitgeber tragen muss

Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Homeoffice alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, damit diese ihre Tätigkeit ausführen können, wozu die Bereitstellung des erforderlichen Mobiliars gehört. Die gestellten Arbeitsmittel müssen arbeitsschutzrechtlichen Anforderung genügen, eine vorherige Gefährdungsbeurteilung ist durchzuführen. Die Nutzung privater Geräte, zum Beispiel des Computers, ist möglich. Sollte der Arbeitnehmer diese Geräte nicht besitzen, müssen sie ebenfalls vom Arbeitgeber gestellt werden. Die arbeitgeberseitige Übernahme von Kosten für Strom und Internet ist komplizierter und bedarf gegebenenfalls einer vorherigen Verständigung.

Das Arbeiten im Homeoffice kann von der Steuer abgesetzt werden, wenn der Beschäftigte keinen anderen Arbeitsplatz im Unternehmen hat und in seiner Wohnung über ein gesondertes Arbeitszimmer verfügt. Als Arbeitszimmer ist ein geschlossener Raum definiert, der mindestens zu 90 % beruflich genutzt wird. Der absetzbare Höchstbetrag liegt bei 1.250 Euro pro Jahr. Die Kosten für die Ausstattung können auch ohne ein vorhandenes Arbeitszimmer in der Werbungskostenpauschale mit 1.000 Euro geltend gemacht werden. Die Homeoffice Steuererklärung kann, wie jede andere Steuerklärung auch, selbst abgegeben werden.

Ein Homeoffice einrichten

Wer sich ein eigenes Homeoffice einrichten will, sollte auf eine ausreichend große Fläche von mindestens 10 m² und eine, nach Möglichkeit, ruhige Lage achten. Es empfiehlt sich, dass das genutzte Zimmer ein separater, abschließbarer Raum ist, da die Kosten ansonsten auch nicht steuerlich geltenden gemacht werden können. Die benötigte Ausstattung ist meistens:

  • ein, nach Möglichkeit, höhenverstellbarer Schreibtisch mit zugehörigem Bürostuhl
  • mindestens ein Monitor und ein zugehöriger Computer / Laptop
  • ein Drucker mit Scanner
  • ein gutes Headset für die Teilnahme an Videokonferenzen
  • eine Ablagemöglichkeiten wie ein Aktenschrank oder Rollcontainer

Die Ausstattung kann je nach Tätigkeit und Belieben selbstverständlich variieren. Die oben genannten Objekte sind jedoch Bestandteil der meisten Homeoffice-Arbeitsplätze.