Digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter – Vorteile & Möglichkeiten

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Wer die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter effizient und datenbasiert erfassen möchte, sollte ein Zeiterfassungssystem verwenden. Denn das kann Unternehmen aller Größenordnungen viele Vorteile bringen, wie eine höhere Rentabilität oder eine bessere Organisation. Dabei gibt es verschiedene Arten der Zeiterfassungssoftware zur Auswahl, die Manager optimal bei der Mitarbeiterorganisation unterstützen können.

Excel Tabellen sind veraltet

Seit Jahren werden Excel-Tabellen zur Zeiterfassung der Angestellten verwendet, obwohl sie einige Nachteile mit sich bringen. Zum einen mangelt es an Kontrolle und Transparenz und auf der anderen Seite fehlt der Datenschutz. Denn ohne ein sicheres System können die Mitarbeiter nicht wissen, ob ihre Daten geschützt sind oder nicht. Darüber hinaus erfordert die Bearbeitung von Excel-Tabellen einen hohen Verwaltungsaufwand sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, was sehr zeitaufwendig sein kann.  

Außerdem kann es aufgrund von Fehlern bei der Dateneingabe oder -formatierung schwierig sein, bestimmte Informationen aus der vorhandenen Datenbank abzurufen. Aus diesen Gründen sollte man sich dem Zahn der Zeit beugen und auf digitale Alternativen umsteigen.

Stempeluhr auf dem iPad

Die Zeiterfassung mit digitalen Stechuhren wie die von Papershift.com/stempeluhr wird aufgrund des Komforts und der Genauigkeit immer beliebter. Mit einer Zeiterfassungs-App können Unternehmen ganz einfach ihre veralteten Erfassungsterminals vor Ort ersetzen und auf ein digitales System umsteigen. Hierbei können die Mitarbeiter ihre Zeiten direkt über ein iPad oder Tablet erfassen und sich zur Sicherheit mit einer Unterschrift oder einem Pin verifizieren.

Gleichzeitig werden die Daten automatisch mit dem System synchronisiert, sodass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nun in Echtzeit überwachen und auswerten können. Diese Art von System bietet auch erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung und sichere Authentifizierungsprotokolle, um alle Benutzerdaten vor Hacking-Versuchen zu schützen.

Stempeluhr-App

Generell ist eine Alternative zur stationären App auf dem Tablet die mobile Anwendung auf dem Firmenhandy. Damit ist sie ideal für Freiberufler, Angestellte unterwegs oder diejenigen, die keinen Zugang zu einem stationären System haben. Tatsächlich ist dieser Modus der App funktional identisch mit dem Organisationsmodus, was die Merkmale und Funktionalitäten angeht. Auf diese Weise können die Konten separat verwaltet werden, ohne dass sie in Gruppen zusammengefasst werden müssen. Außerdem bleiben alle Daten vertraulich, was bei der Verwaltung eines Teams nicht möglich ist.

Zudem können die Benutzer jederzeit und von jedem Gerät aus auf ihre Daten zugreifen, da alle Informationen sicher in der Cloud gespeichert sind. Alle Stempeldaten werden automatisch synchronisiert und organisiert, sodass die Benutzer ihre vergangenen Einträge überprüfen und ihre Arbeitszeiten leicht analysieren können

Zeiterfassung im Browser auf allen Endgeräten

Mit der Online-Zeiterfassung im Browser können einfach und bequem die Arbeitszeiten erfasst werden, einschließlich der gesetzlichen Pausenzeiten. Anschließend werden die Daten automatisch synchronisiert und sind auf jedem Gerät verfügbar. 

Mithilfe dieser Funktion erhalten Unternehmen Einblicke in Spitzenzeiten und potenzielle Engpässe, sodass sie die Planung optimieren können. Darüber hinaus hilft die Online-Zeiterfassung dabei, dass alle Mitarbeiter die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit einhalten. Deshalb spart das System nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die Leistung und Produktivität ihrer Mitarbeiter genau zu messen.

Automatische Erfassung anhand vom Dienstplan

Die Zeiterfassung über den Dienstplan kann ein äußerst nützliches Instrument sein, um die Stunden der Mitarbeiter genau zu erfassen. Auf diese Weise können Firmen genau verfolgen, welche Stunden die Angestellten ein- und ausstempeln und bei Bedarf anpassen. Für jede geplante Schicht erstellt das System automatisch einen Planzeiteintrag und belastet damit das Stundenkonto des Mitarbeiters. Die Zeit wird dann zu „tatsächlicher Zeit“, sobald die Schicht endet.

Obwohl Dienstpläne für viele Unternehmen praktisch sind, lässt ihre starre Struktur nicht viel Flexibilität oder Abweichungen von den Plänen zu. Änderungen können zwar jederzeit vorgenommen werden, aber die Realität ist nicht so detailliert wie die manuellen Eingaben. Und wenn ein Arbeitgeber komplexere Aufgaben wie Überstunden oder unterschiedliche Stundensätze für bestimmte Aufgaben genau erfassen muss, bietet ein automatisiertes System möglicherweise nicht genügend Details.